Cum se imprimă automat e-mailurile și atașamentele

Notă: Toate suplimentele de mai sus vor costa peste 20 USD, dar majoritatea vor oferi o perioadă de probă.

Dacă nu doriți să cheltuiți bani, există alternative gratuite pentru a automatiza tipărirea atașamentelor dvs. de e-mail. Dar rețineți că va trebui să petreceți ceva timp adaptându-vă clientului dvs. de e-mail. În cazul în care decideți să mergeți pe acest traseu, permiteți-ne să vă facilităm munca. Am inclus trei metode pas cu pas care vă vor ajuta să realizați această funcționalitate cu contul dvs. de e-mail.

Cea mai elegantă soluție care va imprima automat e-mailuri și atașamente de e-mail este utilizarea unui software dedicat. Dar configurarea unui manager de e-mail extern pentru automatizarea acestui proces va necesita în cele din urmă să cheltuiți niște bani. Urma Metoda 1 a configura Manager automat de e-mailuri 6 pentru a imprima adresa dvs. de e-mail și atașamentele de e-mail. Acestea oferă o perioadă de încercare de 30 de zile, astfel încât veți putea încerca gratuit înainte de a cheltui bani.

A doua metodă ( Metoda 2 ) implică adăugarea unui script VBA și a unei reguli în Outlook. Deși vă va cere să obțineți destul de tehnică, este cel mai eficient ghid dintre cele două. Dacă nu vă place în mod deosebit Outlook, puteți merge pe un alt traseu ( Metoda 3 ) și utilizați Thunderbird împreună cu două extensii pentru a imprima automat e-mailul.

Când sunteți gata să începeți, urmați una dintre metodele de mai jos pentru a automatiza tipărirea atașamentelor dvs. de e-mail. Sa incepem.

Metoda 1: Utilizarea Automatic Email Manager 6 pentru a imprima atașamente de e-mail

Dacă nu utilizați un client de e-mail dedicat precum Outlook sau Thunderbird, atunci configurarea unui manager de e-mail extern este cea mai fiabilă soluție. Manager automat de e-mailuri 6 vă va permite să conectați orice casetă de e-mail, inclusiv POP3, IMAP4, Exchange, 365, Gmail, Yahoo și lista continuă.

Software-ul vă va permite să definiți acțiuni specifice folosind un sistem de reguli intuitiv. Vă va permite să imprimați de la anumiți expeditori sau să imprimați numai atașamentele din e-mailuri. Urmați ghidul de mai jos pentru a instala și configura Automatic Email Manager 6 pentru a imprima automat e-mailurile și atașamentele de e-mail:

1. Descărcați programul de instalare din site oficial . Dacă doriți să îl testați mai întâi, faceți clic pe Descărcați Demo.
   
2. Deschis Manager automat de e-mail și urmați instrucțiunile de pe ecran pentru ao instala pe sistemul dvs.
   
3. Porniți aplicația și introduceți un nume care va fi utilizat pentru referința contului dvs. Apoi selectați Trimiteți un e-mail cu această adresă și introduceți e-mailul de unde doriți să imprimați e-mailurile. În cele din urmă, lovește Următor → a continua.
   
4. Selectați tipul de e-mail din listă. Dacă furnizorul dvs. de e-mail nu se află în lista predefinită, selectați furnizor de mesaje predefinite opțiune și căutați configurația dvs. de e-mail. Lovit Următor → pentru a continua mai departe.
   
5. În fereastra următoare, începeți prin a verifica dacă adresa serverului e-mailului dvs. este corectă. Dacă este, introduceți adresa de e-mail și parola în casetele de mai jos. Apoi, faceți clic pe Test de conexiune pentru a vă asigura că configurația dvs. funcționează. În cele din urmă, lovește Următor → .
   
6. Setați intervalul de verificare a contului dvs. în funcție de nevoile dvs. De asemenea, îl puteți configura pentru a verifica numai în zilele dvs. lucrătoare făcând clic pe Advanced Scheduler . Lovit Următor → a avansa.
   
7. Apoi, faceți clic pe Adăugați acțiune. Selectați Imprimați atașamente sau Tipăriți corpul e-mailului , în funcție de ce aveți nevoie. Lovit Următor → și selectați imprimanta pe care doriți să o utilizați.
   
8. Apoi veți avea opțiunea de a aplica un anumit filtru selectând Nu . Dacă doriți ca operațiunea să fie aplicată tot timpul, selectați da . În cele din urmă, lovește O.K pentru a confirma acțiunea pe care tocmai ați creat-o.
   
   Notă: Dacă doriți ca software-ul să imprime atât corpul e-mailului, cât și atașamentele, continuați și creați o a doua acțiune cu celălalt scenariu. De ex. dacă prima dvs. acțiune a fost despre imprimarea atașamentelor, creați o a doua care va imprima corpul e-mailului.

După ce ai lovit O.K , Manager automat de e-mail va începe să vă verifice căsuța de e-mail și să imprime orice va îndeplini criteriile stabilite anterior.

Metoda 2: Utilizarea Outlook pentru a imprima automat atașamente de e-mail

Outlook este cel mai popular client de e-mail, deci, dacă slujba ta se învârte în jurul contului tău de e-mail, este posibil să o folosești deja. Outlook este extrem de configurabil și vă va permite să imprimați atașamente de e-mailuri primite.

Pentru a face acest lucru, vom crea un script VBA în Outlook și apoi îl vom folosi cu o regulă Outlook. Iată o prezentare completă a întregului proces:

Notă: Următorii pași sunt confirmați că vor funcționa în Outlook 2016. Deși nu am testat cu versiuni mai vechi, scriptul de mai jos ar trebui să funcționeze teoretic cu toate versiunile Outlook până la Outlook 2010.

Crearea unui script VBA + regulă pentru a imprima automat atașamentele de e-mail în Outlook

1. Deschideți Outlook și accesați Fila dezvoltator din bara de instrumente, apoi faceți clic pe Visual Basic buton.
   Notă: Dacă nu vedeți fila Dezvoltator, accesați Fişier și faceți clic pe Opțiuni. De acolo, faceți clic pe Personalizați panglica fila și bifați caseta de lângă Dezvoltator . Lovit O.K a confirma. Acum Fila dezvoltator ar trebui să fie vizibile în panglica din partea de sus a ecranului.
   
2. Odată ce fereastra Microsoft Visual Basic pentru aplicații este activă, extindeți fișierul Proiectul 1 copac (în stânga). Apoi, faceți dublu clic pe ThisOutlookSession .
   
3. Acum lipiți următorul cod de script în fereastra Project1 (pe dreapta): Sub LSPrint (Item As Outlook.MailItem)
   On Error GoTo OError’Detects folder Temporary
   Dim oFS ca FileSystemObject
   Dim sTempFolder As String
   Setați oFS = New FileSystemObject
   „Locația dosarului temporar
   sTempFolder = oFS.GetSpecialFolder (TemporaryFolder) ’Creează un folder Temp special
   cTmpFld = sTempFolder & „ OETMP” & Format (Acum, „aaaaaaaaaaaaaaa”)
   MkDir (cTmpFld) ”Salvează și imprimă atașamentul
   Dim oAtt As Atasament
   Pentru fiecare oAtt în articol.Atașamente
   FileName = oAtt.FileName
   FullFile = cTmpFld & „” & FileName ”Salvarea atașamentului
   oAtt.SaveAsFile (FullFile) ’Tipărește atașamentul
   Setați objShell = CreateObject („Shell.Application”)
   Setați objFolder = objShell.NameSpace (0)
   Setați objFolderItem = objFolder.ParseName (FullFile)
   objFolderItem.InvokeVerbEx („print”) Următorul oAtt’Curăță fișierele temporare
   Dacă nu oFS nu este nimic, atunci setați oFS = Nothing
   Dacă nu objFolder nu este nimic, atunci setați objFolder = Nothing
   Dacă nu objFolderItem is Nothing, atunci setați objFolderItem = Nothing
   Dacă nu objShell is Nothing, atunci setați objShell = NothingOError:
   Dacă Err 0 Atunci
   MsgBox Err.Number & ”-” & Err.Description
   Err.Clar
   End If
   Exit SubEnd Sub

   oAtt.SaveAsFile (FullFile)

   Setați objShell = CreateObject („Shell.Application”)
   Setați objFolder = objShell.NameSpace (0)
   Setați objFolderItem = objFolder.ParseName (FullFile)
   objFolderItem.InvokeVerbEx („print”)

   Următorul oAtt

   Dacă nu oFS nu este nimic, atunci setați oFS = Nothing
   Dacă nu objFolder nu este nimic, atunci setați objFolder = Nothing
   Dacă nu objFolderItem is Nothing, atunci setați objFolderItem = Nothing
   Dacă nu objShell is Nothing, atunci setați objShell = Nothing

   ferestrele 10 blocate la 32

   OError:
   Dacă Err 0 Atunci
   MsgBox Err.Number & ”-” & Err.Description
   Err.Clar
   End If
   Ieșiți din Sub

   Sfârșitul Sub

   

4. Odată ce ați lipit codul în interior Proiectul 1 , mergi la Instrumente (în secțiunea de sus a ecranului) și faceți clic pe Referințe.
   
5. Derulați în jos și bifați caseta de lângă Runtime Microsoft Scripting. Clic O.K pentru a salva opțiunea și a închide fișierul Fereastra de referințe .
   
6. Acum lovește Salvați pictogramă din colțul din stânga sus al Visual Basic fereastră. Acum puteți închide în siguranță Visual Basic .
   
7. Apoi, du-te la Fişier și faceți clic pe Reguli și alerte .
   
8. Click pe Noua regulă, apoi faceți clic pe Aplică regula pentru mesajele pe care le primesc . Clic Următor → a continua.
   
9. Acum trebuie să decideți asupra condiției care trebuie îndeplinită. Dacă doriți ca toate atașamentele dvs. să fie tipărite, bifați caseta de lângă „ care are atașament ”. Lovit Următor → a continua.
   Notă: Dacă nu doriți să imprimați toate atașamentele, puteți utiliza o altă condiție aici. Scriptul ar trebui să funcționeze, de asemenea, cu anumiți expeditori sau cuvinte specifice.
10. În fereastra următoare, bifați caseta din apropiere rulați un script. Apoi, faceți clic pe Un script , a scoate in evidenta ThisOutlookSession și a lovit O.K . Apoi, lovește finalizarea a confirma.
    
11. În Reguli și alerte fereastră, asigurați-vă că este bifată caseta de lângă regula pe care tocmai ați creat-o. Când este, lovește Aplica.
    

Asta e. Atașamentele de e-mail ar trebui să iasă automat din imprimantă imediat ce le primiți.

Important: Rețineți că acest lucru va funcționa numai când Outlook este deschis și contul dvs. de e-mail este configurat pe acest computer. De asemenea, asigurați-vă că imprimanta dvs. este complet configurată și are toate driverele necesare.

Metoda 3: Utilizarea Thunderbird pentru imprimarea automată a e-mailurilor

Mozilla Thunderbird este un client de e-mail gratuit, open source. Comunitatea din spate este foarte activă, permițându-vă să găsiți o mulțime de extensii care să se adauge la funcționalitatea deja excelentă.

Revenirea la sarcina la îndemână - configurarea Thunderbird pentru imprimarea automată a e-mailurilor nu este greu, dar vă va cere să investiți ceva timp. Vom folosi două extensii: FitaQuilla și Instrumente de imprimare .

Notă: Rețineți că această metodă nu va imprima atașamentul dintr-un e-mail. Se va imprima doar titlul și corpul e-mailului primit. Dacă corpul e-mailului include fișiere jpeg sau png, acestea vor fi, de asemenea, tipărite.

Configurarea Thunderbird pentru imprimarea automată a e-mailurilor este destul de ușoară. Singurul dezavantaj minor este FitaQuilla - extensia nu este actualizată pentru a fi compatibilă cu cea mai recentă versiune de Thunderbird, deci va trebui să o instalați manual.

Dacă decideți să utilizați Thunderbird pentru a imprima în mod eficient atașamentele de e-mail, urmați ghidul de mai jos.

Utilizarea Thunderbird + FitaQuilla + Instrumente de imprimare pentru a imprima automat atașamente de e-mail

PS: Această metodă poate funcționa sau nu.

1. Descărcați și instalați cea mai recentă versiune de Thunderbird din site oficial .
2. Descarca FiltaQuilla și Opțiuni imprimantă la sistemul dvs.
   
3. Deschideți Thunderbird, atingeți pictograma meniu din colțul din dreapta sus și faceți clic pe Suplimente.
   
4. Apăsați pe pictograma roții și faceți clic pe Instalați suplimentul din fișier.
   
5. Navigați de unde ați descărcat programul de completare, selectați-l și faceți clic Deschis .
   
6. Repetați pașii 4 și 4 cu cealaltă extensie și reporniți Thunderbird.
7. Odată ce Thunderbird se deschide din nou, accesați Suplimente> Extensii și faceți clic pe Opțiuni buton de Instrumente de imprimare .
   
8. Selectează Tipărire globală opțiuni și bifați caseta de lângă Imprimați fără fereastra de dialog . Lovit O.K pentru a salva selecția.
   
9. Faceți clic din nou pe butonul meniu și accesați Filtre pentru mesaje> Filtre pentru mesaje.
   
10. Apasă pe Nou pentru a crea un nou filtru. Începeți prin a insera un nume pentru filtrul dvs. Apoi, bifați caseta de lângă Se primesc mesaje noi și filtrează-l după Clasificarea Junk . După aceea, setați condiția la Stare atașament> Este> Are atașamente . În cele din urmă, setați acțiunea finală la Imprimare , apoi lovit O.K a salva.
    
11. Acum reveniți la Filtre pentru mesaje fereastră și asigurați-vă că filtrul este activat.
    

Asta e. Clientul dvs. de e-mail Thunderbird este acum configurat pentru a imprima automat e-mailurile. Asigurați-vă că este activat și că e-mailul dvs. este configurat corect în Thunderbird.