Cum se arhivează e-mailurile în Outlook 2007, 2010, 2013, 2016

Cu cât folosiți mai mult căsuța poștală Microsoft Outlook, cu atât crește mai mult căsuța poștală. Dacă vă gândiți la asta, este destul de asemănător cu modul în care hârtiile tind să se îngrămădească pe biroul dvs. Dar ce poți face atunci când grămada devine atât de mare încât trebuie tratată? Ei bine, în viața reală, puteți lua timp pentru a sorta fiecare document și a stoca acele hârtii care sunt importante, în timp ce le aruncați pe cele mai puțin importante. Din fericire, puteți recrea același proces în Outlook.

Fără excepție, fiecare versiune de Outlook acceptă arhivarea. Și mai mult, aveți mai multe opțiuni atunci când vine vorba de arhivarea articolelor în Outlook. Cea mai convenabilă modalitate este de a utiliza AutoArchive pentru a face față mesajelor, programărilor și sarcinilor mai vechi. O altă modalitate de a face acest lucru este utilizarea arhivării manuale pentru a muta mesajele într-un anumit folder. Dar cea mai rapidă modalitate este de a utiliza Arhiva buton situat în Fişier Meniul.

Rețineți că Outlook păstrează un folder implicit în scopuri de arhivare care nu poate fi șters. Arhivarea e-mailului vă va ajuta să păstrați un magazin curat, facilitând căutarea e-mailurilor mai vechi, păstrând în același timp căsuța de e-mail.

Mai jos aveți o serie de ghiduri care vă vor conduce prin arhivarea articolelor în Outlook în orice mod posibil. Sa incepem!

Metoda 1: Arhivarea manuală a mesajelor cu o singură acțiune

Această metodă este cel mai rapid mod de a muta unul sau mai multe mesaje în folderul Arhivă. Aceste fișiere arhivate vor rămâne accesibile prin caseta de căutare sau navigând manual la Arhiva pliant. Articolele arhivate pot fi vizualizate și pe dispozitive mobile vizitând Arhiva pliant. Iată un ghid rapid despre arhivarea manuală a articolelor în Outlook 2016:

1. Deschideți Outlook și selectați unul sau mai multe mesaje în Inbox sau orice alt dosar.
2. Apasă pe Arhiva pictogramă din interiorul Șterge grup. Pictograma arhivă este vizibilă numai în interiorul panglicii în Outlook 2016.
   Notă: Puteți, de asemenea, să accesați Tasta Backspace pentru a obține același rezultat.
3. Ar trebui să puteți găsi mesajele în interiorul arhive pliant.
   Notă: Dosarul Arhivă este creat automat, chiar dacă nu l-ați folosit până acum. Dacă nu puteți vedea dosarul Arhivă, accesați Fișier> Cont Office> Opțiuni de actualizare și faceți clic pe Actualizează acum .

Metoda 2: Utilizarea funcției AutoArchive

Outlook are o funcție automată capabilă să arhiveze elemente numite AutoArchive. Această caracteristică poate fi programată pentru a arhiva articole la intervale regulate. Toate versiunile Outlook au suport pentru arhivare. Diferența este că Arhivarea automată este dezactivată în mod implicit în Outlook 2010 și ulterior.

După Arhivare automată este activat, utilizatorii pot seta proprietăți pentru fiecare folder pe care doresc să fie arhivat. Rețineți că atunci când arhivați un e-mail, acesta va fi mutat într-un alt fișier PST și nu va mai fi disponibil în fișierul PST principal. Iată un ghid rapid despre activarea și utilizarea arhivării automate:

Cum se activează și se configurează AutoArchive

1. A intoarce Arhivare automată pe, navigați la Fișier> Opțiuni . Odată ce vă aflați în Outlook Setări , apasă pe Avansat pentru a-l aduce înainte, apoi faceți clic pe Setări AutoArchive .
   Notă: În Outlook 2007 și mai vechi, puteți găsi fișierul Arhivare automată setări în Instrumente> Opțiuni> Altele .
2. Dacă totul este gri, trebuie să bifați caseta de lângă Rulați AutoArchive pentru a permite Arhivare automată.
   
3. Acum este timpul să configurați cum se va comporta AutoArchive. Începeți prin a alege cât de des doriți să ruleze Auto Archive. Valoarea implicită este de 14 zile, dar dacă doriți să o păstrați curată, setați-o undeva între 2 și 6.
   
4. Dacă doriți să fiți notificat înainte de începerea arhivării automate, bifați caseta de lângă Solicitați înainte de a rula AutoArchive . Este o idee bună să activați această opțiune, deoarece arhivarea automată are potențialul de a interfera cu munca dvs.
   
5. Pentru a evita completarea arhivei cu e-mailuri inutile, este o idee bună să plecați Ștergeți e-mailul expirat bifat . Dacă dezactivați Arhivați sau ștergeți elemente vechi, numai mesajele expirate vor fi șterse complet.
   
6. Dacă doriți ca folderul dvs. de arhivă să fie vizibil în Outlook, trebuie să activați Afișați folderul de arhivă în lista de foldere.
   
7. Acum setați setările implicite ale folderului pentru arhivare.
8. Apoi, activați comutatorul de lângă Mutați elementele vechi în și faceți clic pe Naviga pentru a seta calea către locul în care doriți să fie arhivate articolele dvs. Lovit O.K pentru a vă confirma setările.
   

După ce ați activat și configurat AutoArchive, acesta își va face automat treaba în timp util. Puteți confirma că funcționează verificând dacă Arhive folderul este completat.

Configurarea proprietăților AutoArchive pentru foldere individuale

După ce ați terminat de configurat caracteristica AutoArchive, puteți adăuga un strat suplimentar de control setând proprietăți specifice pentru fiecare dintre folderele dvs. Este o practică obișnuită pentru foldere precum Elemente sterse sau Spam pentru a utiliza diferite proprietăți de arhivare automată decât folderul principal de e-mail.
Notă: Dacă nu setați setări individuale de arhivare automată pentru un dosar, acesta va utiliza automat setările globale de arhivare automată configurate mai sus.

Iată un ghid rapid despre setarea proprietăților individuale de arhivare automată într-un dosar:

1. Faceți clic dreapta pe folderul pe care doriți să îl tratați preferențial și faceți clic pe Proprietăți.
   
2. Apasă pe Arhivare automată filă pentru ao aduce mai departe. Aici aveți o selecție de setări care se vor aplica exclusiv acestui folder.
   
3. Puteți dezactiva Arhivarea automată pentru acest folder făcând clic pe Nu arhivați elemente în acest folder .
   
4. Pentru a suprascrie setările globale AutoArchive, faceți clic pe Arhivați acest folder folosind aceste setări și faceți modificările dvs. mai jos. Clic aplica pentru a vă confirma setările.
   Notă: Rețineți că aceste setări nu se vor aplica în niciunul dintre subdirectoarele acestui folder. Va trebui să le modificați pe fiecare.

Metoda 3: Arhivarea manuală a e-mailurilor folosind instrumentele de curățare

Dacă nu sunteți un mare fan al automatizării, există o soluție de bază care vă va permite să arhivați în bloc cu un control și mai mare. Cu această metodă, puteți arhiva un întreg folder împreună cu subfolderele sale. Dacă nu doriți să așteptați ca AutoArchive să înceapă, îl puteți face singur și puteți alege unde doriți să le salvați. Iată ce trebuie să faceți:

1. Apasă pe Fişier fila, apoi accesați Informații și extindeți meniul derulant din Instrumente de curățare. Selectați Arhiva din meniul derulant.
   
2. Selectați Arhivați acest folder și toate subfolderele și faceți clic pe folderul pe care doriți să îl arhivați.
   
3. Dacă doriți ca datele dvs. Outlook să fie arhivate, faceți clic pe adresa dvs. de e-mail din partea de sus a listei.
   
4. Utilizați meniul drop-down de lângă Arhivați articole mai vechi de pentru a selecta cea mai recentă dată pentru arhivarea articolelor. Toate elementele mai vechi de data setată în acest meniu vor fi arhivate.
   
5. Puteți arhiva articole care anterior erau excluse de la arhivarea automată bifând caseta de lângă Includeți elemente cu Arhivare automată .
   
6. Folosește Naviga buton pentru a seta calea către locul în care doriți să fie salvată arhiva PST. Clic O.K pentru a începe procesul.
   

Veți observa în scurt timp că unele e-mailuri vor fi mutate din folderele implicite în fișierul pst arhivat.
Notă: Fișierul arhivat ar trebui să devină accesibil în Outlook ca folder. Dacă dintr-un anumit motiv nu merge Fişier și faceți clic pe Deschideți și exportați . Apoi, faceți clic pe Deschideți fișierul de date Outlook , navigați la locația arhivei și apăsați O.K .